如何做好监理资料管理工作

唐登岳

监理资料是监理工作的原始记录，也是监理工作的最终成功，是评定监理工作、界定监理责任的证据，也是反映工程成果的重要性文件，许多从事监理工作的人员，往往忽视了监理资料的重要性，认为只要工程实体达到有关标准即可，但资料的完整性、严密性、准确性、及时性，也是保护自身、反映监理工作成效的一个方面。所以说，在我们的监理工作中，监理资料是非常重要的，监理资料的专人管理，也是非常必要的。

监理单位是工程质量的责任主体之一。《建设工程质量管理条列》专门列出第五章，规定了监理单位的质量责任和义务，在第77条提出了质量终身负责制的要求，即对“建设、勘察、设计、施工、工程监理单位的工作人员，因调动工作、退休等原因离开该单位后，被发现在该单位工作期间违反国家有关建设工程质量管理规定，造成重大工程质量事故的，仍应当依法追究法律责任。”监理资料是监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的证据，监理资料的重要性不言自明。

《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）明确指出由专人管理监理文件资料。因此，总监理工程师管理好监理资料，不但是监理工作的需要，更是责任所在。

监理资料是在工程监理过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，监理资料就越多。总监理工程师工作繁多，当然应按规范要求指定专人具体负责管理监理资料，但是否仅此就可以达到《监理规范》第8章第8.1.2 条“项目监理机构及时、完整的收集、整理、编制、传阅监理文件资料”的要求呢？答案显然是否定的。那么总监理工程师自身该如何做好监理资料的管理工作呢？ 从事监理工作十多年来，就我自己的看法，简单说说监理的资料工作： 一、建立监理机构内部责任制和工作制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师，还是专职资料员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。这就要求监理机构内部必须明确分工，划

分监理工作范围，建立内部责任制，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。例如分配专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料（含附件）的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。分配资料员负责监理资料的验收、分类整理。监理人员汇报监理工作时，应同时汇报监理资料的情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。这样的项目监理机构，每个人的监理工作范围清楚了，监理资料的责任也就明确了。

二、重视对施工资料的监理

监理资料管理要做到及时、真实、有序，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要的工作内容。 施工资料也是日后施工单位质量责任的证据。施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视，在第一次工地例会上就要强调施工资料的重要性，要交待有关施工报验工作的程序和基本条件。特别在施工准备阶段一定要严格把关，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的工程例会上也要多次重申，并争取获得业主的理解和支持。 三、加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持

监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持，监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等等，都由业主提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。

四、监理日记是总监检查监理工作、监理资料的主线

监理日记是逐日记录监理工作和施工活动的重要资料，内容涉及工程建设的全方位，时间的连续性强，它是总监检查监理工作和监理资料的重要线索。 总监理工程师应每天签阅监理日记，这样既掌握了每个监理人员的工作情况，又熟悉了监理情况，同时也可以督促监理人员按规范要求作好监理工作。对于监理日记的检查，总监理工程师可根据监理人员的职责和施工进度，检查监理日记是否有漏记部分，例如：当工程施工已到基础验收阶段，专业的监理日记就中应该记有该阶段的施工方案报验、材料报验、测量放线报验、基础隐蔽工程报验等事项；如期间召开工程例会、质量问题处理等事项也应有记录。以这些记录为依据，可再进一步检查该监理人员负责的监理资料是否完整、及时、分类有序。如监理日记中记载水泥进场报验，可核查当天有无水泥报验单，并检查所附的水泥合格证、准用证等质量证明资料是否齐全、有效；如当天有测量放线报验记录，可检查当天是否有测量放线报验单，并检查所附的施工单位自检资料及测量成果、监理复测记录等。还可以根据有关监理资料来核查监理日记。如：根据某一份原材料报验单的日期，检查该天的监理日记是否有记录等。这样不但检查了专业监理工程师所负责的监理资料，同时也检查了监理工作的质量。对于监理日记的缺陷，总监理工程师应及时检查，督促改正。监理日记审阅后，总监理工程师还应签字留下记录。

五、资料的处理一定要及时

一个工程，必然是一个长期的、延续的过程，在整个过程中，都会源源不断的产生众多的资料，在这个过程中，我们就要及时对资料进行处理，业主下发的资料要及时递交监理工程师和相关施工单位，总监或者专业监理工程师发出的指令要及时传达给施工单位，并抄送业主，施工单位报送的文件要及时交总监或者专监处理。总之，资料要及时送达到责任人手中，以便于及时处理。如果有暂时不需要处理的资料或者需要复核后才能签署的资料，则要收捡好，避免遗失。

六、处理好的资料要及时进行整理，建立健全文件收集查询制

经相关责任人签署完的资料，反馈相关单位后，按规定由监理部存档的备份文件应该及时整理归档，以便在需要的时候更容易找到需要的资料，这个更容易，不仅仅是你自己能否第一时间找到，更是别人能否第一时间找到，这个

时候，合理的利用资料分类管理和文件盒标签，可以条理清晰地将各种资料分门别类的收集整理好。工程资料的分类归档管理参考江苏省工程建设标准《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》（DGJ32/TJ143-2012），其中，把工程资料分为了建设文件、监理资料、施工资料三个大类，每个大类分为了若干个子类。

建设文件方面，有工程立项规划文件，勘察单位提供的地勘报告，城建规划部门提供的规划红线图及相关批准文件，设计单位提供的设计文件（设计图纸，设计说明书，设计计算书等），消防和图审机构提供的消防设计审核意见和施工图审查意见。

工程招投标和承包合同文件，其中监理需要保存的有监理招投标文件，中标通知书，监理合同，施工合同、设计合同等。

工程开工文件，其中有开工报告，施工许可证，质量监督报监书，安全监督报监书，见证取样送检证人授权书。经济技术资料，主要是工程量清单。

监理资料方面，分监理管理资料 有监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理备忘录、会议纪要、专题报告、月报、周报、日志、监理工作总结

监理工作记录，主要包括开（复）工、施组、分包资质、进度、材料、设备选型等各种报审表，技术核定单，工程变更单等各种技术、经济资料和监理工程师通知单、工程暂停令等各种监理指令文件以及旁站记录、平行检查记录、巡视检查记录，见证取样备案文件等监理工作记录。

施工资料主要是各种验收记录，检验批资料、检测报告质量证明文件等。 安全监理资料，安全监理资料不属于城建归档资料，但是安全监理资料也是监理资料的一个重要组成部分。安全监理资料主要包括特种作业证，三级安全教育，安全技术交底，安全施工方案，安全监理方案，扬尘治理专项方案，扬尘监理细则，安全巡查记录，安全检查记录，安全周报等。

根据上述分类方法，工程中产生的各种资料分门别类的收集好，这样总监和专业监理工程师根据文件标签可以第一时间找到需要的资料。

合理利用电脑，对文件进行档案管理，首先对文件盒进行编号，然后对收集的资料进行编号，对文件进行记录，需要查找资料时，可以直接通过文档的查找功能直接进行定位。

七、建立健全文件收发制度

文件收发制度最具体的体现就是收发文簿，来文、发文都要记录在专用的收发文簿上便于查询，追溯。收发文簿要保存好，并在完工后交公司保存。 八、文件的立卷与归档

文件的归档指的是工程完工后，将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，实之有序化。

文件的件，是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件

在进行卷内文件排序时，遵循下列的要求：同一事项的请示与批复，同一文件的印本与定稿。主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。材料复检（试）验报告在前见证取样单在后，原材料出厂合格证或质量证明书在最后。图纸文件同专业的按图纸序号排列，设计变更等既有图纸，又有文字的资料按文字在前，图纸在后进行排列。 卷内文件要编写页号，单面书写的文件页号编写在右下角，双面书写的 ，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。每卷文件要有案卷封面，卷内目录和卷内备考表，案卷封面是对本卷文件进行命名，命名的原则是要反映本卷文件内含的文件。根据卷内文件页码，卷内目录要对每件文件进行标注。方便快速找到需要的文件。卷内备考表置于盒内文件之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期：归档文件整理完毕的日期。 案卷封面，卷内目录，卷内备考表不编写页号。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必编写页码。

实践证明，要做好监理资料的管理，应在提高监理人员素质的基础上，总监理工程师应予重视，完善制度，落实责任，勤于检查督促。这样，工程竣工后就能留下一份满意而放心的监理资料。

唐登岳

二〇一三年九月二十日