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关于办公用品管理制度

2022-08-19 来源:小奈知识网

  为更好的控制办公用品消耗成本和配置成本,规范公司办公用品的发放、领用和管理工作,特制定办公用品领用管理制度,自20__年5月1日起生效:

  一、办公用品的分类及领用范围

  1、办公用品的分类

  公司给员工个人配置的电脑、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的纸、笔、计算器等办公文具。公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。公司公用的办公设备,如公共区域的传真机、打印机、复印机等。公司为全体员工购置的书籍、杂志和报刊。

  2、领用范围

  员工日常工作所需领用:笔、计算器、笔筒、文件夹、文件栏、剪刀、美工刀、夹子、订书机、起钉器、胶带、胶水、涂改液、笔记本、环形针、大头针、橡皮、复写纸等。 财务岗位员工可根据工作需要领用专用:帐簿、凭证、单据等。 以上常用办公用品领用清单由综合部根据库存情况、货品成本及公司办公调备等因素整理成表格(含货 品类型、名称、型号、成本价、销售人气等)报总经理审批,审批通过后,则公司办公用品领用不能超出此表单。特殊情况经由总经理审批后方可执行。

  第二条 办公用品的申购

  1、公司各部门在每月20日之前日进行申购,并将《办公用品申购表》(附表1),报综合管理部相关负责人处。

  2、各部门申购办公用品时,需要部门负责人及相关分管领导进行签字。

  3、新入职员工,在入职当天发放配套的办公用品,如在入职后一个月内辞职,必须将领取的办公用品全部退回。

  4、新入职人员,办公室发放的配套办公用品包括:中性笔、笔记本、文件夹等常用物品。

  5、公司各部门所需的办公用品统一由综合管理部采购,私自购买不予报销。

  第三条 办公用品的采购

  1、公司综合管理部根据费用预算,对公司各部门的《办公用品申购表》进行审核且汇总。

  2、公司各部门制定的《办公用品申购表》,汇总后制定《采购计划》报分管领导和总经理审批,后交到综合管理部办公用品专管人员处。

  3、公司综合管理部和财务部共同选择供货商,通过比价的方式本着物美价廉的原则确定适合的'供货商签订长期的供货协议。

  第四条 办公用品的发放

  1、每月4-5日为统一发放所申购办公用品的时间,其它时间不予领取(特殊情况除外)。

  2、公司各部门领取办公用品之后,在综合部做好登记

  3、办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度,以最大限度地节省、节约,控制日常办公成本成本。

  第五条 办公设备管理

  1、公司各部门所需的办公设备(电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备)由综合管理部统一购买。

  2、各部门在申购办公设备时,要在年度及月度预算范围之内申购。

  3、购买办公设备一样要以物美价廉为原则。

  4、各部门将领取回的办公设备要及时编入《固定资产盘点表》,领用人登记,遵循谁使用谁负责的原则。

  第六条 考核标准

  1、如未在规定时间内进行申购而影响本部门业务,责任由相关部门承担。

  2、新入职员工如在一个月内辞职,综合管理部行政文秘必须负责将办公用品及设备收回,否则费用由相关部门承担。

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