OA系统公文流转安全的管理措施探析

虞　它景　ＧＵＡＮＧＸＩＤｌＡＮＹＥ　企业管理纵横　ＯＡ系统公文　管理措施探析　●胡烨　制和管理方法的研究相对滞后，导致组　织制度体系不健全，安全防范机制和管　理措施不到位，安全隐患较多。　保障ＯＡ系统公文流转安全可从提　高技术水平和加强管理两条途径出发，　信息技术改进方面的研究相对较多，而　时还要防止授权用户对流转公文进行　引言　一＋－—－●一・　不恰当地更改，保持公文内、外部表示　的一致性；　随着信息技术的迅猛发展和互联　网的广泛应用，我国信息化建设不断迈　向新的台阶。办公自动化系统因其具有　准确性——“上令下传、下情上达、　令行禁止”是对政府或企业日常业务运　行的基本要求，因此，必须确保各机关／　　提高办公效率、促进环保事业发展、加　对管理因素的系统性研究比较欠缺。本　部门之间公文交换准确；强文件管理和监控等特点，成为我国政　文从ＯＡ系统公文流转的安全需求分析　探析如何从管理手段上加强公文　府和众多企业的日常工作平台。ＯＡ系　着手，统运用现代计算机、网络技术、办公自　动化技术，将管理和服务职能转移到网　络上去完成，同时实现组织结构和工作　流程的重组优化。ＯＡ系统是以行政管　理为主要特征的系统，涉及对政府或企　流转安全，并研究基于ＰＤＣＡ循环模式　的ＯＡ系统公文流转安全管理持续改进　可用性——确保授权用户或实体　对ＯＡ系统公文的正常使用不会被异常　拒绝，允许授权用户或实体可靠而及时　地访问系统信息；　可监控性——确保ＯＡ系统公文　按照规定的程序、流程和权限进行流　转，保证公文在流转时间、空间上符合　安全规定；　可追究性——从一个实体的行为　框架，给出相关对策建议，希望能为我　国ＯＡ系统公文流转安全管理提供一些　有价值的参考。　业机密信息和高敏感度核心业务的保　护，涉及行政监督的准确实施。因此，ＯＡ　系统的安全需求标准高、层次多、管理　复杂。　一、ＯＡ系统公文流转的安全　需求分析　保密性、完整性、准确性、可用性是　能够唯一追溯到该实体的特性，可以支　持责任追究，以确保责任得到正确履　行；　ＯＡ系统的功能涉及公文管理、辅　助办公、内部邮箱等。公文管理和辅助　文管理、内部情况通报、会议纪要、签报　管理、企业通讯录、周报简报、电子公告　等等。依靠网络信息技术对各项日常工　网络信息的基本安全属性，也是ＯＡ系　外，结合政府或企业ＯＡ系统具有分层　设置机构、纵向业务领导、分级履行职　抗否性——ＯＡ系统公文传输过程　中，一个实体不能够否认其行为的特　性，即发送方不能否认其发送的数据，　接收方则不能否认其所收到的公文信　息。　・办公又可包含信息发布、发文管理、收　统公文流转过程中的基本安全需求。另　能的实际特点，提出了ＯＡ系统公文流　转安全的可监控性、可追究性和抗否认　性ｔ６２］需求，以体现事中控制在ＯＡ系统　作进行高效有序的电子化流转与处理，　是ＯＡ系统建设的重要组成部分。但由　因，网络安全受到来自计算机病毒、网　络黑客、以及别有用心的人的威胁，使　战。更令人担忧的是，当前我国企业在　＋－＋－＋－＋－＋－＋－＋－＋－＋－＋－＋－—－＋．－—　－—－　・　二、基于ＰＤＣＡ循环模式的　于计算机网络自身的弱点和外界的原　公文流转安全中的重要性以及实际公　务可操作性。　保密性——确保ＯＡ系统公文在　ＯＡ系统公文流转安全管理持续　改进框架　ＰＤＣＡ循环是管理学中的一个通用　模型，由美国质量管理专家戴明博士提　出。本文将基于ＰＤＣＡ管理模式，建立　ｏＡ系统公文流转安全管理的持续改进　框架，包括四个阶段：计划、实施、检查　得ＯＡ系统的信息安全面临重大的挑　流转过程中不会泄漏给非授权用户或　实体，严格的权限设置和管理是保证各　完整性——确保ＯＡ系统公文在　流转过程中不会被非授权用户篡改，同　ＯＡ系统的内部管理方面存在严重不　项职能正常履行的基础；　足，缺乏与信息化进程相一致的信息安　全管理策略，与技术有效结合的管理机　圉　２０１２．２、３（总第１４２、１４３期）　店　它一青｝　企业管理纵横　ＧＵＡＮＧＸＩＤＩＡＮＹＥ　（一）不断提高公文流转环节的管理　水平，增强流转安全的过程监控力度　一、规范化管理农村电工劳动用工目前　公文流转环节的管理主要包括对各　面临的问题　个流转环节上人员数量的配置、流转环节　上公文办理时间的规定及控制。提高公文　（一）年龄偏大综合素质偏低问题　流转环节的管理水平，一方面可以在满足　目前，钦州供电网区３个县级供电企业有农村　流转需求及公文办理需求的同时，尽量减　电工约１０００多人，占整个网区县级供电企业人员比　少办理人员数量，在空间上缩小公文的传　例近一倍以上，在这些农村电工队伍中５０岁以上的　阅范围，从而降低流转风险；另一方面，可　５０多人，４Ｏ岁至４９岁的２５０多人，３Ｏ岁以上至３９　以减少公文在各个流转环节上的滞留时　的５００多人，３０岁以下的２００多人，而这其中有４０　间，加速公文流转，提高办公效率，从而在　岁以上的人员，大都在电力系统从事了近１Ｏ年甚至　时间上减少公文风险的发生可能性。两方　２０年以上的农村电工作。　面的顺利开展需要加强公文流转过程的　（二）“身份”混乱问题　监控力度，因此，在对流转环节进行科学　新的《劳动合同法》出台实施后，钦州供电网区　管理的同时，制定监控措施，并实施严格　３个县级供电企业农村电工大部分由电力多经企业　监控，是满足公文流转安全需求的重要措　考核招考聘用，并与电力多经企业（以下简称用人单　施。　规范化管理县级供电企业农村电工劳动用位）签订劳动合同，属于电力多经企业的员工。虽然　（二）不断完善安全规章制度，健全安　普遍实行劳动合同制，但实际用工中，仍然以身份管　全管理体制　理为主，岗位管理为辅。劳动关系管理相对滞后于市　●莫安平黄忠民　完善安全规章制度，应从规章制度的　场经济发展要求。　适应性，即能否很好地匹配公文流转的安　（三）用工方式多元化问题　全形势和安全需求；完备性，即能否很好　用工形式上，有劳动合同制和非全日制外；用工　地囊括流转过程中涉及的各个方面；明确　关系上，有劳动合同关系和劳务合同关系，也存在未　性，即能否很好地指导及控制相关人员和　及时签订合同的事实劳动关系；劳动合同期限上，有　组织的安全行为；动态性，即能否根据新　长期职工和短期职工之分。　的安全形势和安全需求动态调整和修订　（四）劳动用工基础管理比较薄弱问题　等四个方面进行着手。　钦州供电网区３个县级供电企业中，部分县级　（三）不断加强人员安全素质的培训，　企业劳动用工基础管理工作还比较薄弱，规章制度　提高安全操作水平　不够健全、信息化水平也不高，人员统计不规范，信　由于人员安全是造成内部安全事件　息更新不及时，造成用工家底不清，政策制定缺乏依　发生的重要原因，因此，应该不断加强人　据，给劳动用工和人力资源管理带来了很大的被动。　员安全素质的培训，逐步提高安全操作水　（五）专业技术水平低问题　平。安全素质的培训应该包括以下两个方　由于新招聘人员比例大，专业技术水平低，主要　面：一是系统内部人员的安全意识和责任　靠那些综合素质较低但有一定农村电工作经验的农　心教育，提高内部人员包括机构领导对公　村电工来完成，也造成供电所人员的工作量不平衡。　文流转安全的认知水平；二是加强操作人　（六）薪酬偏低问题　员处理公文流转安全问题的能力培训。在　钦州供电网区３个县级供电企业，在同一个县　安全素质培训和教育的同时，分析公文流　级供电企业同一供电所工作的有全民制合同工和农　转平台的人机界面友好程度、操作规程的　村电工，由于身份的不同，工资、福利和奖金也不同，　明确性与合理性、权限配置的合理性，提　不能做到同工同酬，造成了农村电工的心理不平衡，　高公文流转的操作水平，从而在最大限度　影响了农村电工的工作积极性，农村电工队伍极不　上减少人为因素造成的公文流转安全问　稳定。　题。　（作者单位：南方电网财务有限公司）　二、采取针对性的有关措施　（一）年龄偏大和综合素质偏低的问题　团　２０１２．２、３（总第１４２、１４３期）