第一章 管理范围和原则
一、 管理目的
为规范和加强公司证照管理，保障公司依法、有序经营，根据《公司法》、《公司登记管理条例》等法律法规和上级公司有关规定，结合XX公司实际，制定本章。
二、管理范围
本章所称公司证照非特别注明均指XXX公司及所属分销公司、油库、加油/加气站等主体涉及隶属我方的经营性证照、产权性证照和其它证照/批件。
经营性证照是指省公司、分公司、油库、加油站等主体正常合法营运所必需的证件，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、成品油批发、仓储、零售经营批准证书、燃气（包括瓶装燃气站点）经营许可证、气瓶充装许可证、食品流通许可证、烟草专卖许可证、危险化学品经营许可证、防雷防静电检测报告、加油机检定证书、油罐检定证书、内河船舶检验证书簿、内河船舶吨位证书、内河船舶载重线证书、内河船舶适航证书、船舶国籍证书、船舶最低安全配员证书、港口经营许可证、危险货物港口作业认可证等。
产权性证照是指证明资产权属关系的权利性证书，如土地证、房产证、船舶所有权登记证书等。 其它证照/批件是指经营性证照和产权性证照之外的证照/批件，如成品油油库规划确认书、加油站（点）规划确认书（函）、选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、消防设计审核意见书、消防验收审核意见书、公路搭接许可证、环境影响评价报告/登记表、安全评价报告、建设项目环保验收登记卡、油库码头工程可研批复（发改委）、新建油库及油码头占用长江岸线及陆域批复、油库安全条件论证及安全预评价报告评审意见及批复、油库码头工程通航安全与水域环境评估报告专家评审意见及批复、航道安全论证及防洪评价论证、铁路局关于铁路专用线接轨的复函及其它证件等。
三、 管理原则
公司证照管理采取两级管理、专业负责的原则。 四、适用范围
本章节内容适用于省公司及所属分公司。股份公司授权委托省公司管理的控股公司参照执行。
第二章 证照管理机构及职责
一、企管法规处是公司证照的归口管理部门，负责起草、制订、修订公司证照管理办法；负责XX公司营业执照、组织机构代码证的办理和日常管理，负责XX公司成品油批发经营批准证书的日常管理；负责本级证照的综合管理工作，监督、指导分公司公司证照的管理工作，牵头组织主要证照的清查。
企管法规处设证照管理岗，负责本级证照的综合管理工作，监督、指导分公司证照管理工作。 二、XX公司职能部门按职责分工，负责相关证照管理工作，其中： （一）投资建设管理处
组织分公司新建、资产型租赁、合资或收购加油/加气站、油库项目，投运前经营性证照、产权性证照和其它证照/批件的申办或变更（涉及具体主责部门承办的除外）。
（二）工程建设管理中心
组织项目建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证的申办。
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（三）营销处
1、负责XX公司成品油批发经营批准证书的申办和变更；
2、组织分公司、油库、加油站成品油批发、仓储经营批准证书的申办和变更管理。 （四）财务处
1、负责XX公司税务登记证和开户许可证的申办和日常管理； 2、组织分公司税务登记证和开户许可证的申办和日常管理；
3、负责XX公司及所属分公司、油库、加油/加气站产权性证照的日常管理。 （五）质量安全环保处
1、负责XX公司危险化学品经营许可证的申办和日常管理；
2、组织分公司危险化学品经营许可证、防雷防静电检测报告、加油机检定证书、油罐检定证书、消防设计审核意见书、消防验收审核意见书、环境影响评价报告/登记表、安全评价报告、建设项目环保验收登记卡等证照的申办；
3、组织分公司危险化学品经营许可证、防雷防静电检测报告、加油机检定证书、油罐检定证书等证照的日常管理。
（六）加油站管理处
1、组织分公司燃气（包括瓶装燃气站点）经营许可证、气瓶充装许可证的日常管理；
2、组织分公司内河船舶检验证书簿、内河船舶吨位证书、内河船舶载重线证书、内河船舶适航证书、船舶国籍证书、船舶最低安全配员证书、港口经营许可证、危险货物港口作业认可证等证照的日常管理。
（七）非油业务中心
1、负责XX公司食品流通许可证等非油品经营许可证照的申办和日常管理；
2、组织分公司食品流通许可证、烟草专卖许可证等非油品经营许可证照的申办和日常管理。 三、分公司人事行政部是分公司证照管理的归口管理部门，负责分公司及所属加油/加气站营业执照和组织机构代码证的日常管理；建立分公司主要证照信息库；对加油/加气站现场悬挂证照定期检查督导；保障公司、加油/加气站合法正常运营；至少每年组织1次主要证照的清查。
分公司人事行政部负责本级证照的综合管理工作，协助所在地油库证照的管理工作。 四、分公司相关职能部门按职责分工，负责相关证照管理工作，其中： （一）安全工程部
1、负责分公司新建、租赁、合资或收购加油/加气站、油库项目，投运前证照的申办或变更（涉及具体主责部门承办的除外）；
2、负责分公司及所属油库、加油站成品油批发、仓储、零售经营批准证书的申办和日常管理； 3、负责分公司及所属油库、加油/加气站危险化学品经营许可证、燃气经营许可证、气瓶充装许可证、防雷防静电检测报告、加油机检定证书、油罐检定证书、消防设计审核意见书、消防验收审核意见书、环境影响评价报告/登记表、安全评价报告、建设项目环保验收登记卡等证照的申办；
4、负责分公司及所属加油/加气站危险化学品经营许可证、防雷防静电检测报告、加油机检定证书、油罐检定证书等证照的日常管理。
（二）业务运作部
1、负责所属加气站燃气（包括瓶装燃气站点）经营许可证、气瓶充装许可证的日常管理； 2、负责分公司及所属加油/加气站食品流通许可证、烟草专卖许可证等非油品经营许可证照的申办和日常管理。
3、负责分公司内河船舶检验证书簿、内河船舶吨位证书、内河船舶载重线证书、内河船舶适航证书、船舶国籍证书、船舶最低安全配员证书、港口经营许可证、危险货物港口作业认可证等证照的日常管理。
（三）财务资产部
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1、负责分公司及所属加油/加气站税务登记证和开户许可证的申办和日常管理； 2、负责分公司产权性证照的日常管理。
五、仓储分公司相关职能部门按职责分工，负责相关证照管理工作。 1、负责所属油库环境影响评价报告、安全评价报告的申办。
2、组织所属油库证照的日常管理，建立油库主要证照信息库，对油库现场悬挂证照定期检查督导，保障油库合法正常运营。
六、油库、加油/加气站负责人，具体负责其现场悬挂、存放证照的日常保管工作。 七、证照管理各环节责任单位详见《证照管理职责明细表》（见附表），新产生证照按照使用部门进行专业线管理。
八、分公司证照管理职责的划分，分公司可根据本公司管理实际相应调整，制定调整方案并经分公司负责人审批同意后，报企管法规处备案。
第三章 各级证照管理目录
一、省公司本级涉及证照目录为：营业执照、组织机构代码证、成品油批发经营批准证书、税务登记证、开户许可证、危险化学品经营许可证、食品流通许可证等。
二、分公司本级涉及证照目录为：营业执照、组织机构代码证、成品油批发（仓储、零售）经营批准证书、税务登记证、开户许可证、危险化学品经营许可证、食品流通许可证等。 三、油库涉及证照目录为：
（一）资产型油库（我方拥有产权）：危险化学品经营许可证、船舶所有权登记证书、内河船舶检验证书簿、内河船舶吨位证书、内河船舶载重线证书、内河船舶适航证书、船舶国籍证书、船舶最低安全配员证书、港口经营许可证、危险货物港口作业认可证、成品油油库规划确认书、选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、土地证、房产证、油库码头工程可研批复（发改委）、防雷防静电检测报告、油罐检定证书、消防设计审核意见书、消防验收审核意见书、环境影响评价报告、安全评价报告、新建油库及油码头占用长江岸线及陆域批复、油库安全条件论证及安全预评价报告评审意见及批复、油库码头工程通航安全与水域环境评估报告专家评审意见及批复、航道安全论证及防洪评价论证、铁路局关于铁路专用线接轨的复函及其它证件等。
（二）租赁型油库（出租方拥有产权）：整体租赁油库涉及证照为出租方成品油批发、仓储经营批准证书、出租方危险化学品经营许可证、出租方油库营业执照等。部分罐体租赁油库不涉及证照。 四、加油/加气站涉及证照目录为：
（一）资产型加油/加气站（我方拥有产权）：涉及证照为营业执照、组织机构代码证、税务登记证、成品油零售经营批准证书、危险化学品经营许可证、燃气经营许可证、气瓶充装许可证、防雷防静电检测报告、加油机检定证书、油罐检定证书、土地证、房产证、加油站（点）规划确认书（函）、选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、消防设计审核意见书、消防验收审核意见书、公路搭接许可证、环境影响评价报告/登记表、安全评价报告、建设项目环保验收登记卡等。
（二）租赁型加油/加气站（出租方拥有产权）：涉及证照为营业执照、组织机构代码证、税务登记证（国税/地税）、成品油零售经营批准证书、危险化学品经营许可证、防雷防静电检测报告、燃气经营许可证、气瓶充装许可证、加油机检定证书、油罐检定证书等。
（三）加油/加气站（便利店）：涉及证照为食品流通许可证、烟草专卖许可证及其它经营许可证照等。
（四）加油/加气站（水上）：涉及内河船舶检验证书簿、内河船舶吨位证书、内河船舶载重线证书、内河船舶适航证书、船舶国籍证书、船舶最低安全配员证书、港口经营许可证、危险货物港口作
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业认可证、船舶所有权登记证书等。
第四章 证照的申办、年检、变更、换证、注销
一、省公司、地市分公司、加油/加气站、油库必须依法取得相关证照，并在经营许可的范围内从事经营活动。
二、证照的申办
（一）XX公司证照的申办，由申办证照的单位或部门，按照国家有关法律、法规的要求，向相关政府行政主管部门提交申办资料，并协调处理证照办理过程中的相关问题。
（二）所属地市分公司、油库、加油/加气站证照的申办，根据本章第二节中的职责划分，按当地行政主管部门的要求和规定准备资料申办。
XX公司归口负责部门指导、协助所属各单位的证照申办工作。 三、证照的年检、变更、换证 需要年检（审）、变更、换证的证照，除产权性证照由申办单位负责外，其余由本章第二节日常管理单位负责及时（30日内）办理相关年检、变更、换证，本级证照管理人员予以协助。
由于申办单位的责任而导致证照不能依法按期年检、变更或换证的，申办单位有义务协助日常管理单位进行年检、变更或换证，由此而产生的相关责任，由申办单位承担。
分公司年检（审）、变更、换证有困难的，可寻求上级对口归口负责部门协助办理。 四、证照的注销
需要关、停、并转的销售设施（油库、加油/加气站等），应按照法律、法规及政府部门相关规定，除产权性证照由申办单位负责外，其余由本章第二节日常管理单位办理证照注销手续。注销记录应当单独存档。
第五章 证照的交接
一、新投运加油/加气站、油库证照交接时，由本章第二节申办单位与日常管理单位（产权性证照除外，无日常管理单位的为本级单位档案室）办理证照移交手续；在移交过程中出现的漏、缺证照，由移交人负责与接收人落实漏、缺证照的补漏和补缺工作。
二、机构调整时，原单位证照管理部门应指定专人与现单位证照管理部门指定的专人做好证照管理交接。
三、加油/加气站、油库投运后，因改造等各种原因停业的加油/加气站、油库，在停业时间，所有经营性证照一律交由所属管理部门负责保管，并与站库负责人办理证照交接手续。
四、证照管理人员岗位调整时，应由该管理部门负责人指定专人接替证照管理工作，原证照管理人员要与接任人员做好工作交接。
证照移交时应填写《证照交接单》（见附表），由本级单位证照管理部门负责人监交，原证照管理人、接任人、监交人在交接单上就交接时间、未完事项说明等进行书面签字确认。
第六章 证照的存档与保管
一、省公司存档证照按下列处室分别保管。
企管法规处负责存档与保管：XX公司本级营业执照（正副本）、组织机构代码证（正副本）、成品油批发经营批准证书（正副本）。
财务处负责存档与保管：XX公司税务登记证（正副本）、开户许可证
质量安全环保处负责存档与保管：XX公司危险化学品经营许可证（正副本）
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非油业务中心负责存档与保管：XX公司食品流通许可证
省公司档案室负责存档与保管：省公司、分公司所有产权类证照，土地证、房产证、船舶所有权登记证书。分公司所属油库（加油/加气站）的加油/加气站（点）规划确认函、选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、消防设计审核意见书、消防验收审核意见书、公路搭接许可证、环境影响评价报告/登记表、安全评价报告、建设项目环保验收登记卡、油库码头工程可研批复（发改委）、新建油库及油码头占用长江岸线及陆域批复、油库安全条件论证及安全预评价报告评审意见及批复、油库码头工程通航安全与水域环境评估报告专家评审意见及批复、航道安全论证及防洪评价论证、铁路局关于铁路专用线接轨的复函等其它证照/批件。
二、仓储分公司负责存档与保管：所属油库危险化学品经营许可证（正副本）、内河船舶检验证书簿、内河船舶吨位证书、内河船舶载重线证书、内河船舶适航证书、船舶国籍证书、船舶最低安全配员证书、港口经营许可证、危险货物港口作业认可证等。
需要现场悬挂和存放的证照，由油库负责人负责保管。
资产型油库现场存放防雷防静电检测报告、油罐检定证书，一般可不悬挂其他证照原件，只悬挂危险化学品经营许可证、内河船舶检验证书簿、内河船舶吨位证书、内河船舶载重线证书、内河船舶适航证书、港口经营许可证、危险货物港口作业认可证等证照的复印件，必须悬挂原件正本的，现场负责人做好保管工作。
整体租赁油库现场悬挂证照包括：出租方成品油批发、仓储经营批准证书（正本）、危险化学品经营许可证（正本）及油库营业执照（正本），我方派驻的现场负责人做好保管工作。
三、分公司有档案室的，档案室归档分公司及所属所有加油/加气站经营性证照；
分公司无档案室的，由人事行政部设专人保管分公司及所属所有加油/加气站经营性证照。 四、需要现场悬挂和存放的证照，由各现场单位负责人负责保管。 加油/加气站现场悬挂证照包括：营业执照（正本）、组织机构代码证（正本）、税务登记证（正本）、成品油零售经营批准证书（正本）、燃气经营许可证（正本）、气瓶充装许可证、食品流通许可证（正本）、烟草专卖许可证（正本）、危险化学品经营许可证（正本）及其它经营许可证照（正本）等依据相关行政主管单位要求必须现场悬挂的证照。
加油站现场存放的证照包括：防雷防静电检测报告、加油机检定证书、油罐检定证书。
五、证照办理完毕后，办理人员应根据上述存放要求及时将证照移交使用单位或档案室，并做好交接手续。
需省公司档案室保管的证照，经办人员将证照原件移交给省公司机关证照申办处室，经申办处室人员对关键信息登记后，按档案管理要求移交省公司档案室。
第七章 证照的使用
一、公司证照原件借出、复印件或影印件使用，需按照规定办理使用手续。
省公司企管法规处存档证照原件借出，复印件或影印件使用，需办理证照使用手续。
省公司档案室存档证照原件借出、复印件或影印件使用，按公司档案管理规定办理使用手续。 现场悬挂及分公司存档证照原件借出、复印件或影印件使用，须经分公司负责人审批同意后，证照管理人员方可办理使用手续，现场负责人做好交接手续。
借出的证照原件，由我公司指定人员持有、协助使用单位办理具体事项。 证照原件借出后应按时归还，未按时归还的，证照保管单位应督促尽快归还。 证照复印件、影印件使用时，复印件、影印件应注明：「此件与原件一致，仅供…办理…用」字样。
加盖公司印鉴的证照复印件、影印件使用时，复印件、影印件除应注明：「此件与原件一致，仅供…办理…用」字样，还应加盖：「再次复印无效」章。
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二、证照存档单位应对证照外借情况做好登记。
第八章 证照的信息管理和清查
一、企管法规处负责牵头组织XX省范围内主要证照的清查，分公司人事行政部负责牵头组织本单位主要证照的信息台账（信息台账内容应涵盖证照的关键信息、证照申办单位、保管单位及保管责任人等）的建立及清查。
二、各级证照日常管理单位根据本级证照管理人员所编制的年度清查方案，组织本单位日常管理证照的清查，然后向本级证照管理人员汇总，清查时限原则上不超过15个工作日。
第九章 证照的遗失与补办
一、公司证照遗失的处理程序：
不慎遗失的公司证照，要第一时间上报日常管理单位（无日常管理单位的为申办单位）和企管法规处证照管理岗。
二、遗失的公司证照原则上由日常管理单位（无日常管理单位的为申办单位）进行补办，本级证照管理人员予以协助。
三、公司产权类证照的遗失补办，原则上由申办单位负责办理。
第十章 禁止事项
一、禁止借出电子版证照复印件或影印件。
二、禁止由非本单位工作人员，代为办理证照原件、复印件或影印件的借用事宜。 三、禁止使用公司证照进行各类担保。
四、禁止非证照管理人员未经主管领导批准，随意翻动、复印、拍照、外借公司证照。
第十一章 罚 则
一、违反本章节规定，未及时办理证照变更或换证的，予以通报批评。
二、违反本章节规定，未及时办理证照变更或换证，对公司造成负面影响或使公司经济利益受到损失的，追究有关单位和人员的责任。
三、违反本章节规定，遗失证照的，公司相关部门追究有关单位和人员的管理责任。
四、违反本章节规定，造成公司证照被非证照管理人员复印、拍照、外借的，除追究该非证照管理人员的直接责任外，还要追究有关单位和人员的管理责任。
附录A
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证照管理职责明细表.xls
附录B
制度检查表证照管理办法附表附录C
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