公路系统档案管理科学化探究

作者：张夏玲

来源：《办公室业务（下半月）》 2018年第8期

【摘要】公路系统档案的有效管理对国家的公路建设与维护等具有重要意义，而随着公路建设事业的蓬勃发展，公路系统档案数量急剧增加，内容也越来越繁复，所以传统档案管理模式不能继续适应公路档案发展需要。为此，本文从公路系统档案管理的作用入手，探究其科学化管理策略，加快公路档案管理利用的科学化进程。

【关键词】公路系统；档案管理；科学化；作用与策略

当今社会在快速向前发展，经济水平越来越高，促使交通事业得以高速发展，随之而来的要求是档案管理也应进行同步提升，提高科学化管理水平，以便更好地满足公路系统档案的管理与利用需求，为公路事业的稳定健康发展提供支撑。

一、公路系统档案管理的作用

公路档案指的是在公路的勘测、设计、施工、管理、维护以及科研等活动过程中形成的具备利用价值的各种文字资料、图纸、图表、照片、录音以及影片影像等材料，并依据一定的程序将它们汇编在一起的一种图文载体。公路系统档案是国家宝贵的财富，是公路劳动者工作成果的历史记录以及创新、创造的智慧结晶，是继承、延续并发展公路工作的重要载体，是持续

公路技术、提高公路管理科学化水平的重要依据，所以加强公路系统档案科学化管理至关重要。

二、促进公路系统档案管理科学化的策略建议

（一）加强整理，做到标准规范。为促进档案管理的科学化，做到档案整理的规范化与标准化是前提，这就要求公路系统保证公文纸的质量，规范统一尺寸，遵守国家规定，且排版形式是横写横排，并左侧装订。同时，注意各层领导履行制发公文的签发手续，保证符合审批权，保证公文标题准确，写清楚主送单位、抄送单位和日期等。公文的字迹必须清晰，不管是缮印公文还是草拟公文或者是各种记录、签字、批注、报表等都不能使用易褪色的纸张、笔种、墨水，方便后期保存和利用。所用文种也要科学、合理，规范拟制格式，切忌行文时滥用不规范的字和简称，方便日后采取科学化、标准化的检索手段对其实施应用。此外，提高档案卷宗质量是公路系统档案管理科学化的保证。完整收集案卷材料与否影响着档案的价值，立卷方法问题、案卷装订质量等更是决定公路系统档案管理科学化的操作性因素，所以公路系统必须明确档案立卷的部门与方式，方便对档案进行科学化的分类与检索，同时保证装订案卷的质量，方便规范管理公路系统档案。

（二）定期归档，确保档案完整。收集、整理与归档是公路系统档案科学化管理工作的基础，在公路系统当中不只有文书档案，还有很多声像档案、会计档案、基建档案、实物档案等，涉及公路工作的方方面面和所有干部职工，是大家共同的事，只有全体人员都行动起来保护公路档案，提高档案形成质量，才能保证归档的完整、齐全和高质量，才算是真正做到档案管理的科学化。作为公路系统的档案人员更应及时收集有关于档案的各种信息材料，细致鉴别，取之有据，科学处理与归档要求不符的各种材料，并把手续不齐全的材料退回其形成部门补办，保证材料的手续完备，进而确保公路系统档案归档的准确性、真实性与权威性。在归档文件材料时，档案人员不但要归档带着字号的红头文件，还要定期归档那些没有文件号、没有登记的各种职工名册、会议记录与纪要、统计报表以及大事记等，保证档案完整，以备后查。

（三）大力开发，发挥档案作用。大力开发公路系统档案信息资源，主动服务于本地区的经济发展与精神文明建设，这是促进公路系统档案管理科学化的关键途径和最终目的。所以公

路系统档案人员必须遵守《档案法》以及公路处档案科、档案局的规定与指导，注意征集公路历史资料、机械设备的研讨与发明等特色档案，丰富室藏，提高公路信息资源开发潜力。当然，开发公路系统档案信息资源并非易事，这不是一项简单的工作，更不是任何不学无术者可以做到的，档案人员要想做好档案信息资料开发工作，不仅要具备一定的理论基础，还要具备多方面知识，提高开发公路系统档案信息的质量，从而最大限度发挥档案的作用，增大其社会效益。这就要求档案人员在开发公路系统档案信息时必须选好题目，基于公路系统档案管理实际和服务于当地经济发展的特征，做好信息资源开发工作：一是直接为公路建设提供服务的档案信息资源开发选题要占据突出地位，按照本单位和当地经济发展特征，从公路系统收藏的档案中发掘对本单位和当地经济发展有利的信息，提供给相关部门与单位，供其研究、参考。二是各类重要文件汇编以及基础数字汇编是公路系统档案信息资源开发的重要选题。三是配合历史特别是公路史、交通史进行选题，提供史料汇编。在确定正确的公路系统档案信息资源开发选题之后，需要档案人员收集材料，对其进行二次、三次深加工，本着实用、适时、有效的基本原则做好信息开发工作，加强和其他部门的交流与合作，发挥档案的服务功能。

三、结语

公路在发展国民经济中的作用举足轻重，要求各级公路管理部门必须科学开展公路建设与管理工作，这就需要充分认识公路系统档案的作用，把握时代机遇科学整理档案材料，并定期归档，确保档案资料的完整与齐全，促进档案管理的规范化与标准化，通过大力开发档案信息资源的方式发挥档案的服务功能，利用先进的科学技术把海量纸质信息转化成数字信息，提高档案利用率，为公路事业的可持续发展提供基础保障。

【参考文献】

[1]吕冰.关于如何加强公路系统档案管理的探讨[J].民营科技,2017(04):96.

[2]黄祝娥.公路档案管理中出现的问题分析与对策[J].科技与创新,2016(24):65-66.