榕新盛物业〔2014〕19号
公司收发文及公文文号编写管理制度
为进一步规范公司文件处理工作，确保文件能够及时发挥承上启下的枢纽作用，提高办公效率与质量，结合公司实际情况，特制订本制度。
一、收文办理程序
1、收文及登记：凡是从外部送达本公司的正式红头文件，例如上级来文、转发文，同级单位来文、转发文，其他来文等，一律由综管部负责文件收发人员负责签收，根据文件内容对其进行基本整理与登记（附件一）。
2、文件报签：对进行基本整理与登记过的来文进行择选，依据来文内容，将需要执行办理或文书反馈的文件填制阅办单（附件二），报公司领导阅批。
3、文件承办：综管部经办人员按照领导阅批指示，及时将
文件进行办理。如阅批指示为传阅，则由综管部经办人员将文件递于每个部门负责人阅签后收回存档；如阅批指示为指定某个部门或某人办理，则综管部经办人员将文件移交时，指定部门或指定人需在阅办单上签字确认后自行复印一份副本留底，并按领导阅批指示进行办理，文件正本则由综管部存档。
二、发文办理程序
1、拟稿：即草拟文件的初稿，为发文处理的第一道程序。公司日常、行政事务文由综管部负责拟稿；其他业务性文件由相关部门人员负责拟稿；或由领导指定专人拟稿。对于针对收文而作反馈的发文，则按照实际领导阅批指示进行拟稿。
2、核稿：对文件草稿进行审核，由拟稿人所在部门负责人在草稿未送领导审批之前，根据文稿内容进行全面的审核。
3、签发：已核稿后的文稿，由拟稿人用本司专用发稿纸填写标题、正文内容、拟稿人、拟稿部门、报送、抄送、份数等详情后（正文内容可用空白A4打印附后）报各部门会签及领导签发。签发是公司领导对文稿的最后审批，草拟的文件经领导签发后，即成为最后定稿，不可私自随意更改。
4、校对：文稿经签发后由发稿人以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关，在校对完毕后须在定稿上签字确认，如有发现错误订正后统一再报公司领导确认。
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5、编文号：文件正式签发后，要进行编号登记，防止发文混乱，编号由综管部按照公文规定格式及文件类别进行编号。
6、打印与盖章：对已校对完毕可印发的文稿进行印制，在印制过程中须要做到：一以定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动、二以版面安排美观大方、赏心悦目为佳。在印制完毕的公文上加盖公司印章，用印要做到端正、清晰、位置恰当。
6、分发：发放文件时，严格履行收文人签字手续，并如实登记（附件三），以保证文件发放不出差错，如有差错也有据可查。
三、文号编写
1、文号的组成：一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成，我司用于日常性等发文的正确完整文号示范例如：榕新盛物业〔2014〕1号。
发文代字是发文单位名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个单位，我司发文代字即为“榕新盛物业”；发文年号即为发文当年的年度，不得缩写，须用阿拉伯数字写全，并把年份加六角括号，例如“〔2014〕”，不得用圆括号或别的括号；发文序号是发文的流水号，当年所发的第一份公文为1号，以后依次顺排即可，公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。
2、文号种类：结合实际，我司发文编号分为三类：第一类为日常行政性发文，文号示范为“榕新盛物业〔2014〕1号”；第
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二类为党务性发文，文号示范为“榕新盛委〔2014〕1号”；第三类为会议记录发文，文号示范为“会议纪要〔2014〕1号”。
3、文号要求：文号书写位置位于版头的正下方，文头部分与正文部分的间隔横线的正上方。字体采用“仿宋”，大小设定为“小三”，且文号一旦开始使用，不可随意更改，具有长久性、固定性。
附件：1、收文登记表
2、文件阅办单 3、发文签收登记表
福州新盛物业管理有限公司 二〇一四年九月二十三日
福州新盛物业管理有限公司 2014年9月23日印发
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