简述档案的科学化管理

简述档案的科学化管理

【摘 要】随着我国社会各项制度改革的逐渐深入，人事制度改革也随之不断深化。为了使档案管理更加顺应时代潮流的发展，便于档案管理，本文从档案服务对象、收集方式、方法等方面进行档案管理范围及内容的更新方面出发，对档案管理存在问题、现状、解决方法做出了深入分析，档案管理者应慎重考虑的问题。 【关键词】档案管理；科学化管理；档案收集 前言：

档案是从事一切工作的基础，然而目前部分单位的领导干部和档案管理人员在档案管理工作上，仍存在一定的认知误区，错误的认为档案工作就是抄写、保管工作，只要不泄密、丢失，能够应付查档、外调就可以了。这是对档案工作认知的缺乏、工作的忽视，该种对档案管理思想的轻忽已不适应当前管理需求。 1 当前档案管理中存在的问题 1.1 轻视档案管理

在长期的档案管理工作中，大部分领导人员存在一定的认知误区，将其作为档案的抄写与保管工作，并不重要，也无法创造经济效益，档案管理人员认为只需保证档案保密和保管即可，对该项工作了解缺乏，轻忽档案工作重要性，此种思想难以适应档案管理需求。

1.2 缺乏档案手续的重视

我国当前的档案管理人员多为兼职人员，因此，在有调动或离

岗工作发生时，档案手续和移交程序办理不够健全、规范，档案的检查与清理不够全面，检查、清理不到位，该签字的未签，档案材料及数量等问题的界限和责任不清。而有人将档案交接当做一系列的钥匙问题，造成档案交接工作脱节，档案管理的一个键设施尚未完善、缺乏档案管理方面的培训等。

1.3 档案管理手段落后、力量薄弱且水平不高

大多档案管理人员未经过系统的档案知识培训，并不了解档案材料装订、整理、收集和归档等业务，且不甚了解档案重要性及管档要求，缺乏档案自觉收集意识。很多档案管理人员一人多职、缺乏档案管理工作精力的投入。归档材料缺乏真实和准确性，未能及时进行材料的归档、并不能准确补充，无法利用存档材料真实反映本人的现实情况，人事档案不健全。 1.4 缺乏档案重要性的宣传

首先，档案管理人员未广泛宣传人事档案重要性，且不能及时对相关人员的材料加以完善、更新和补充；其次，大多单位的人事档案管理皆属于兼管，都是由非专业人员进行管理。在时间与专业的限制下，档案管理人员缺乏对新技术、新知识的及时掌握。 1.5 档案重要性认知不足

大多数的单位人员认为只要工作好就成，档案并不重要。忽视了个人档案的重要性，而且很多人都不清楚自己的人事档案的位置，连自己档位应属的单位都不明确，将其放在自己手里保管；致使某些应当及时归档的档案未能及时存档。由于这种思想观念造成

人事档案缺失、材料不全。 1.6 档案管理的手段落后

缺乏档案管理软件和计算机管理软件，管理手段落后，仍采用手工当时来查阅档案信息。至今仍采用铁皮柜来进行档案存储，这种存储方式的占地面积较大，也不能充分合理的进行利用空间。 2 档案管理相关思考与对策

个人经历、工作实际、业务能力、思德作风和政治思想等依靠档案对其做出真实的反映与记录。因此，单位要不断加强档案管理，将档案价值充分发挥出来，以供人事部门和党组织进行参考，为人民提供更好的服务。下面我们要根据上述问题，并就此提出了有关档案管理工作的有关对策与思考。 2.1 档案管理交接程序不严格

我们应当认识到档案管理工作的重要性，认识到档案交接工作是一项手续较为严密、责任重大且认真细致的工作，严格遵循档案办理程序。我们应当按照以下档案交接手续实施档案管理：首先要全面清理单位保管的档案，使账务相符；其次要及时催还已借出的档案，做好借据的及时整理，且在借据上注明催还情况、原因；再者及时整理零散材料，并对其进行清理归档、分类 存放，要及时归档；最后根据档案移交要求来移交档案，在移交手续上表明移交人、接收人和监交人职务姓名、页数、交接时间等，并在移交文件上盖章签字，承担其交接工作职责。 2.2 加强档案管理程序和意识

单位应提高领导人员档案管理意识，使档案管理的相关硬件设备进一步完善，增设档案库房，添置电脑、除湿机以及档案密集架等硬件设施。采用先进计算机管理软件，开设档案检索系统及信息存储系统。档案管理与人事管理密切相关，它是重要的人事管理环节，工资福利和职称评聘关系等与人事管理有着密切的关系。我们应当增强档案工作的主动性、提高档案管理人员的整体素质，以确保单位人事档案材料的及时、准确归档。完善档案管理制度，尽力完善人员档案的内容真实可靠性。 2.3 完善档案管理制度

按照以下要求建立完善的档案工作制度：档案管理规章制度的建立应具有科学性及合理性。根据档案的实际管理要求和单位特点建立规章制度，并遵循单位的档案管理需要；档案管理制度应当简明实用，并以简便易行、方便实用和可操作性为根本目标，充分发挥管理制度的规范作及指导作用；按照双向性约束制度，并对领导和职工实施双向约束。制度的执行直接受到领导行为与形象，职工是单位主要的构成群体，它是主要的制度执行者与约束对象；坚定制度的严肃性，档案部门不仅使规章制度执行部门，同时它也是规章制度主管部门。实施赏罚分明的档案管理制度，充分体现其权威性。

2.4 遵循明确规章制度，进行规范性操作

努力做好档案的收集工作，制定明确的档案管理制度，使其有章可循。设立职工借阅登记薄、档案转出及转入登记簿等。受历史

原因影响，有某些档案材料收集不到，以便于查清原因和登记说明。我们要在档案资料的收集时积极主动一些，并未人事档案提供依据。

2.5 加强档案管理工作宣传，加强人员责任心及事业心 认真核实收集到的材料，加强档案管理工作宣传，并将真实可靠的档案材料收入到人事档案中，严把档案管理质量关。鉴别档案时，单位的档案管理人员应采取认真负责的态度，保证单位档案的真实完整，提高对档案管理工作重要性的认识，逐渐改进档案管理工作的工作方式和方法，并逐渐提高单位业务素质和工作效率，创新工作模式。档案管理人员应明辨是非，将虚假材料拒之于外，保证人事档案的真实、完整、可靠。 2.6 增强人们对档案管理重要性的了解

首先要加强档案管理工作宣传力度，增强人们档案重要性认知，利用多种渠道进行档案管理工作宣传，加强咨询服务工作，充分认识到人事档案的重要性，了解其工作重要性。其次逐渐规范人事档案的管理，并规范档案的鉴定、保管、整理和收集等环节。其次强化收集工作，逐渐完善单位档案内容，并对档案缺失材料做出及时补充，增加档案利用价值。

2.7 提高档案工作效率、加快档案的信息化进程

尽快建立单位人事档案的信息检索、存储，实现档案网络化管理，建立人事档案数据库，实现人事档案管理网络化及信息化。设立透明、公开的档案管理机制，提高档案管理意识，并奠定良好的

人才的使用、发现和培养信息基础。 3 结束语：

我们应当实施档案科学化管理，单位要抓住时机，不断进行档案管理工作突破和创新，进而形成全套档案管理思想及观念，改变原有的档案管理思路与模式，以此促进档案的现代化、科学化和规范化管理。 参考文献：

[1]赵鹏, 李光. 档案工作落实科学发展观的关键——实现档案实物化管理向信息化管理的转变[j]. 山东档案, 2005,(05)